عمليات هايي كه ، هر گاه كاربر از يك سامانه براي يافتن اطلاعات مرتبط با يك موضوع خاص پرس وجو كند ، توسط نرم افزارها و سخت افزارهاي مورد استفاده در نمايه سازي و انبارش يك فايل از ركوردها انجام مي شوند . براي يافتن ركوردهايي كه بايد بازيابي شوند ، عبارت كاوش بايد با نحو و تركيبي بيان شود كه براي رايانه قابل اجرا باشد .